Ya sea consultoría o procesos internos, los procesos legales, un campo donde prácticamente todos los movimientos y documentos deben ser rastreados cuidadosamente, están listos para la optimización del flujo de trabajo. Desde las ineficiencias de los sistemas de gestión de datos hasta la gran dependencia de las copias impresas, estas preocupaciones se ven amplificadas por los requisitos reglamentarios y de cumplimiento. Estos son algunos desafíos más amplios surgidos en informes recientes de la industria:
La complejidad de las unidades de red e intranets compartidas; Dificultad en la retención, disposición y gobernanza de registros; Demoras en la comunicación al finalizar contratos y hojas de términos;
Si bien las soluciones para optimizar la administración de los registros legales son escasas y se usan de mala gana en los negocios, la principal preocupación que a menudo mencionan los socios gerentes y los ejecutivos legales es la abundancia de cuellos de botella al realizar un seguimiento de los archivos y archivos que el sistema de administración de archivos existente no puede manejar. Por lo tanto, gastos significativos en respaldo de papel constante y soporte administrativo, que aún no cubren los riesgos de fugas de datos.
En este blog, ofreceremos pistas sobre cómo la recopilación automatizada de datos y la auditoría pueden impulsar significativamente la coordinación y el cumplimiento en las unidades legales.
Para comenzar, debemos confiar en la precisión y accesibilidad completas de los archivos para todas las partes y afiliados. Marinate ofrece integraciones perfectas en su buzón para simplificar la verificación de documentos y la gestión de contratos. Piense en ello como un facilitador invisible de las revisiones de contratos que recopila y audita las firmas y rechazos de contratos críticos y otros documentos legalmente vinculantes. Esto es lo que obtienes:
Gestión simplificada de contratos y control de versiones:
Disfrute del proceso automatizado de cierre de sesión para la verificación de contratos; Realice un seguimiento de las últimas versiones y revisiones de documentos; Obtenga actualizaciones sobre las últimas modificaciones de contratos a su buzón u otro mensajero de su elección; Notifique a los firmantes cuando se requiera una nueva firma electrónica; Rastree las firmas electrónicas en la línea de tiempo del estado del proyecto.
Retención de registros ininterrumpida y segura:
Mantenga una cadena de custodia clara a prueba de manipulaciones para la propiedad de la idea: patentes, marcas comerciales y derechos de autor; Elimine el contenido confidencial y los archivos del cliente de conformidad con el GDPR y otras disposiciones específicas de la industria; Agrupe los registros en categorías integrales; Localice y acceda rápidamente a los registros críticos en todo momento con una poderosa herramienta de búsqueda.
Comunicación interna y externa mejorada:
Agregue sin problemas nuevas contrapartes / firmantes con integraciones en la aplicación con colaboración popular y software especializado (Gmail, Linkedin, Slack, LexisNexis, etc.); Obtenga enlaces y códigos QR directamente en su buzón para compartirlos fácilmente.
Auditorías creíbles con como fuente de autoridad:
Vea informes completos de auditoría para ver quién creó, editó o vio un archivo. Mitigue las disputas que surjan de los informes financieros de facturación con un registro de auditoría inmutable.
¿El resultado? Ahora puede coordinar fácilmente todos los pasos para ejecutar contratos y finalizar transacciones complejas entre las contrapartes de contratos múltiples.
